Informacja o ochronie danych w postępowaniu rekrutacyjnym


Spółka CA Immo, do której Państwo aplikują (dalej: „CA Immo“ lub „my“), przetwarza w ramach procesu rekrutacyjnego Państwa dane osobowe. Tu znajdą Państwo podmioty należące do grupy kapitałowej CA Immo, do których mogą Państwo aplikować. W niniejszej polityce prywatności uzyskają Państwo szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych.

O ile w niniejszej informacji o ochronie danych nie podano inaczej, my (lub nasze podmioty przetwarzające) gromadzimy Państwa dane osobowe bezpośrednio od Państwa i nie pozyskujemy ich od osób trzecich.

Zdajemy sobie doskonale sprawę z tego, jak wielkie znaczenie mają Państwa dane, dlatego co do zasady nie przekazujemy ich do żadnych państw trzecich albo organizacji międzynarodowych. Jeżeli jednak w pojedynczych wypadkach będzie miało miejsce przekazanie Państwa danych do państw trzecich, wówczas poinformujemy o tym wyraźnie w informacji o ochronie danych, jakie działania podjęliśmy, aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony Państwa danych. Państwa dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, włącznie z profilowaniem.

1. Zakres i cel przetwarzania danych

CA Immo przetwarza dane osobowe w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego.

Niniejsze dane są przetwarzane przez CA Immo w ramach różnych procesów rekrutacyjnych:

  • Państwo wykorzystują udostępniony przez New Work SE portal rekrutacyjny online spółki CA Immo (dostępny na stronie https://caimmo.jobbase.io/ lub przez widżet podany na stronie internetowej CA Immo);
  • Nawiązanie kontaktu z CA Immo jest również możliwe w inny sposób, poprzez wysłanie dokumentów rekrutacyjnych drogą mailową i/lub pocztą;
  • CA Immo angażuje podmiot rekrutacyjny, który jej następnie dostarcza Państwa dane;
  • Państwo wezmą udział w procedurze Assessment-Center spółki CA Immo;
  • Pracownicy spółki CA Immo nawiążą bezpośredni kontakt z Państwem; lub
  • Państwa aplikacja zostanie nam przekazana poprzez program myAbility Talent®.

1.1. Podstawowe dane

Podczas procesu rekrutacyjnego możliwe jest zbieranie następujących danych w celu przetwarzania Państwa aplikacji na dane stanowisko:

  • Dane osobowe osoby aplikującej (np. imię, nazwisko, tytuł, adres mailowy, numer telefonu, adres, data urodzenia, obywatelstwo)
  • Dane kwalifikacyjne (list motywacyjny, CV, dotychczasowe zatrudnienia, specjalizacja i kompetencje, np. w formie wykazu realizacji, świadectw etc.)
  • Ogólne pytania związane z procesem rekrutacyjnym (np. oczekiwania zarobkowe, okres wypowiedzenia etc.)
  • Dodatkowe informacje nieobowiązkowe, takie jak zdjęcie rekrutacyjne oraz  inne informacje, których podanie lub przekazanie w ramach aplikacji jest dobrowolne
  • Dane dodatkowe (np. prawo jazdy) w zależności od rodzaju oferty pracy
  • Komunikacja między Państwem i CA Immo, a także komentarze i oceny, które zostały przez Państwa sporządzone w toku procesu rekrutacyjnego
  • ewentualnie rezultaty testów podczas przeprowadzenia Case Studies lub innych procesów sprawdzających (np. testy w zakresie programu Excel)
  • Onne dane/kategorie danych, np. ujawnione publicznie dane, dane zawodowe, np. profil na zawodowych portalach społecznościowych, takich jak XING lub LinkedIn
  • Wszystkie pozostałe kategorie danych osobowych zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO, np. dane dotyczące zdrowia (np. orzeczenie o niepełnosprawności) lub dane wskazujące na orientację seksualną, pochodzenie etniczne lub wyznanie, jeżeli aplikant wyraża zgodę na ich dobrowolne podanie.

Nie są Państwo zobowiązani do przekazania spółce CA Immo danych osobowych. Jeżeli wymagane dane nie zostaną przez Państwa udostępnione, wówczas ewentualnie uniemożliwi to spółce CA Immo przeprowadzenie lub kontynuację procesu rekrutacyjnego.

1.2. Dalsze informacje dotyczące aplikacji przesłanych drogą mailową i / lub pocztową

Jeżeli aplikują Państwo drogą mailową i / lub pocztową, wówczas udostępnione przez Państwo dokumenty zostaną zaimportowane na nasz portal rekrutacyjny online w formie cyfrowej. W tym celu zostaną przetwarzane dane podane wskazane w punkcie 1.1., które zostaną ewentualnie uzupełnione ręcznieręcznie przez CA Immo o dodatkowe informacje podane przez Państwo w procesie rekrutacyjnym. Państwo otrzymają dostęp do portalu rekrutacyjnego online, za pomocą którego będą Państwo mieli pogląd na swoje dokumenty aplikacyjne i szczegóły swojej aplikacji.

1.3. Import danych z XING lub LinkedIn podczas rekrutacyjnego

Istnieje również możliwość bezpośredniego zaimportowania danych z Państwa profili na portalach XING lub LinkedIn do portalu rekrutacyjnego online. Podstawą prawną przetwarzania tych danych przez CA Immo jest nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na udostępnianiu wyraźnie i jednoznacznie żądanego przez Państwo serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie będą wysyłane żadne dane na platformy Xing lub LinkedIn, lub importowane z portali Xing lub LinkedIn w sposób zautomatyzowany, jeżeli nie zgłosili Państwo w sposób wyraźny i jednoznaczny takiego żądania przez udostępniony link.

1.4. Dane w wypadku załączenia rekruterów

W przypadku wybranych stanowisk angażujemy podmioty rekrutacyjne w celu znalezienia dla nas odpowiedniego kandydata. Podmioty te przekazują nam w ramach naszego zlecenia odpowiednie profile kandydatów. W następnym kroku CA Immo przeprowadza z wybranymi kandydatami rozmowy rekrutacyjne, aby dokonać wyboru końcowego. Podmiot rekrutacyjny występuje w wybranych przez nas procesach poszukiwania pracownika w roli administratora danych zgodnie z RODO. Zależnie od rodzaju procesu rekrutacyjnego współpracujemy z różnymi podmiotami rekrutacyjnymi. W celu uzyskania dalszych informacji na temat, z którą osobą rekrutującą współpracujemy w Państwa wypadku, prosimy skontaktować bezpośrednio z naszym Inspektorem ochrony danych (dsb@caimmo.com). Aby uzyskać informacje o przetwarzaniu Państwa danych przez podmiot rekrutujący, prosimy zwracać się bezpośrednio do tegopodmiotu.

Udostępnione dokumenty zostaną zaimportowane do naszego portalu rekrutacyjnego online. W tym celu zostaną przetwarzane udostępnione dane, które mogą zostać uzupełnione ręcznieręcznie przez CA Immo. Państwo otrzymają dostęp do portalu rekrutacyjnego online, za pomocą którego będą Państwo mieli pogląd na swoje dokumenty aplikacyjne i szczegóły swojej aplikacji.

1.5. Dalsze informacje dotyczące bezpośredniego nawiązania kontaktu z kandydatami

Jeżeli z własnej inicjatywy skontaktujemy się z Państwem bezpośrednio, informując o wolnych stanowiskach, wówczas dane będą przetwarzane od momentu, gdy spółce CA Immo zostaną udostępnione dobrowolnie informacje (jak np. CV, list motywacyjny etc.). Udostępnione dokumenty zostaną wówczas zaimportowane do naszego portalu rekrutacyjnego online. W tym celu zostaną przetwarzane udostępnione dane, które mogą zostać uzupełnione ręcznie przez CA Immo. Państwo otrzymają dostęp do portalu rekrutacyjnego online, za pomocą którego będą Państwo mieli pogląd na swoje dokumenty aplikacyjne i szczegóły swojej aplikacji.

1.6. Dane w ramach programu myAbility Talent®

W ramach programu myAbility Talent® umożliwiamy kandydatom ze szczególnymi potrzebami udział w programie. Job Shadowing Day, a następnie ewentualnie odbycie u nas praktyki. Profile kandydatów są udostępniane nam przez myAbility Social Enterprise GmbH (sp. z o.o. prawa niemieckiego), która jest samodzielnym administratorem danych osobowych zgodnie z RODO. Aby uzyskać informacje o przetwarzaniu Państwa danych przez myAbility Social Enterprise GmbH, prosimy zwracać się bezpośrednio do tego podmiotu.

1.7. Przetwarzanie danych użytkowników w portalu rekrutacyjnym online

W kwestii przetwarzania danych udostępnianych podczas użytkowania portalu rekrutacyjnego online prosimy zapoznać się z polityką prywatności strony internetowej oraz polityką plików cookies.

2. Podstawa prawna

Przetwarzanie Państwa danych aplikacyjnych odbywa się do ukończenia procesu rekrutacyjnego na podstawie stosunku przed zawarciem umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Po ukończeniu procesu rekrutacyjnego odbywa się przetwarzanie Państwa danych aplikacyjnych (Punkt 1.1 do 1.6) na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO dotyczącego dokumentacji na wypadek ochrony lub dochodzenia roszczeń.

Podstawą prawną dla przechowywania Państwa danych w celach ewidencyjnych, co umożliwia poinformowanie Państwa o ewentualnych przyszłych stanowiskach, jest Państwa wyraźna zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Państwo mogą w dowolnym momencie cofnąć zgodę, żądając usunięcia Pastwa danych przez nasz portal rekrutacyjny lub drogą mailową, kontaktując się pod adresem dsb@caimmo.com.

3. Okres przechowywania

Państwa dane będą przechowywane na czas trwania procesu rekrutacyjnego. Po ukończeniu procesu rekrutacyjnego Państwa dane będą przechowywane przez okres kolejnych 6 miesięcy, a następnie usunięte, o ile nie wyrazili Państwo zgody na przechowywanie danych w celach ewidencji.

Jeżeli przechowywanie danych w celach ewidencji odpowiada Państwa życzeniu i na naszym portalu rekrutacyjnym online wyrazili Państwo na to wyraźną zgodę, wówczas dane zostaną przechowywane przez okres kolejnego jednego roku od dnia wyrażenia zgody. Najpóźniej dwa tygodni przed upływem tego terminu zaoferujemy Państwu przedłużenie przechowywania Państwa danych w celach ewidencji. Poza tym w wypadkach pojedynczych może dojść do dalszego przechowywania Państwa danych, jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń.

4. Odbiorcy wewnętrzni

W związku z występującą w firmie CA Immo scentralizowaną strukturą  działu kadr, Państwa dane zostaną przetwarzane zarówno przez CA Immobilien Anlagen AG jak i przez CA Immo Deutschland GmbH („HR Group“) jako podmioty przetwarzające dla firmy rozpisującej konkurs na stanowiska.

W zależności od procesów rekrutacyjnych Państwa dane osobowe przetwarzane są również na potrzeby wewnętrze grupy CA Immo (np. ze względu na potencjalne międzyspółkowe procesy sprawozdawcze dotyczące danego stanowiska). Tu znajdą Państwa wykaz spółek grupy kapitałowej CA Immo. Szczegółowych informacji chętnie udzielimy pod adresem dsb@caimmo.com.

5. Odbiorcy zewnętrzni

Nasz portal rekrutacyjny online jest udostępniany przez New Work SE, Strandkai 1, 20457 Hamburg, Niemcy (dalej: „New Work“). New Work ponosi razem z nami solidarną odpowiedzialność za przetwarzanie Państwa danych. Szczegółowe informacje na temat solidarnej odpowiedzialności znajdą Państwo tu.

Przez współadministratorów są zaangażowane następujące podmioty przetwarzające:

  • New Work Austria XING Kununu onlyfy GmbH, Schottenring 2-6, 1010 Wiedeń, Austria
  • Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855, Luxemburg
  • Adobe Systems Software Ireland Ltd, 4-6 Riverwalk, Citywest Business Campus, Saggart, Dublin 24, Irlandia
  • TalentBait GmbH, Hermannstraße 13, c/o WeWork, 20095 Hamburg, Niemcy

6. Przysługujące prawa

Państwu jako osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa względem przetwarzania Państwa danych osobowych:

 6.1. Prawo dostępu

Państwo mogą żądać udzielenia informacji na temat swoich danych osobowych, przede wszystkim w kwestii ich pochodzenia i kategorii przetwarzanych danych, okresu przechowywania, odbiorców, którym są lub zostały ujawnione Państwa dane osobowe lub  celu i sposobu ich przetwarzania. Na Państwa żądanie udostępnimy kopię przez nas przetwarzanych Państwa danych osobowych.

Informujemy, że zgodnie z § 4 ust. 6 niemieckiej ustawy o ochronie danych (DSG) z roku 2018 nie udziela się żadnych informacji, jeżeli zagraża to tajemnicy przedsiębiorstwa administratora lub osób trzecich.

6.2. Prawo do sprostowania

Jeżeli przetwarzane przez nas Państwa dane są nieprawidłowe lub niekompletne, mogą Państwo żądać – również na drodze uzupełniającego oświadczenia – ich sprostowania.

6.3. Prawo do usunięcia

Przysługuje Państwu prawo do żądania usunięcia Państwa danych osobowych. Chętnie usuniemy Państwa dane, o ile jest to zgodne z przepisami ustawowymi (art. 17 RODO).

Informujemy, że prawo do usunięcia danych nie przysługuje Państwu przede wszystkim wtedy, gdy przetwarzamy Państwa dane w celu wywiązania się z obowiązku prawnego lub gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń.

6.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania

Jeżeli nie jest jasne, czy Państwa dane osobowe są nieprawidłowe lub niekompletne lub przetwarzane niezgodnie z prawem, mogą Państwo żądać ograniczenia ich wykorzystywania.

6.5. Prawo do sprzeciwu

Nawet jeżeli Państwa dane osobowe są poprawne i kompletne i są przez nas przetwarzane zgodnie z prawem, mogą Państwo w pojedynczych uzasadnionych wypadkach wnieść sprzeciw wobec ich przetwarzania. Analogicznie mogą Państwo wnieść sprzeciw, jeżeli otrzymują od nas reklamę bezpośrednią, z której w przyszłości chcą zrezygnować.

6.6. Prawo do przenoszenia danych

Podczas przetwarzania udostępnionych nam Państwa danych osobowych, mogą Państwo w pewnych okolicznościach żądać otrzymania danych w formacie nadającym się do odczytu elektronicznego. Mogą Państwo również żądać bezpośredniego przekazania tych danych do wybranej osoby trzeciej, jeżeli jest to technicznie możliwe.

6.7. Prawo do wniesienia skargi

Chociaż staramy się według naszych możliwości zapewnić ochronę i integralność Państwa danych, nie wyklucza to jednak nieporozumień dotyczących rodzaju wykorzystywania przez nas Państwa danych. Jeżeli Państwa zdaniem przetwarzanie Państwa danych jest niezgodne z RODO, przysługuje Państwu, poza możliwością nawiązania kontaktu z naszym zespołem koordynacyjnym ds. ochrony danych,wniesienie skargi do austriackiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Kontakt

Dla wszystkich pytań dotyczących ochrony danych, przede wszystkim dochodzenia Państwa roszczeń, prosimy zwracać się pisemnie (listownie lub mailowo) do

  • firmy CA Immo, do której Państwo aplikowali, lub bezpośrednio do
  • naszego Inspektora ochrony danych (dsb@caimmo.com).